Съвещанията се провеждат с цел решаване на проблеми и вземане на ефективни решения.
Видове съвещание:
За решаване на проблеми
За идентифициране на проблеми
За презентация на стоки,услуги и др
За мотивиране на екипа
Как се планира и подготвя едно съвещание
Според Института по мениджмънт на срещите “3М” има 7 стъпки, които трябва да се спазват ,когато се планира съвещание или се подготвя неофициална среща.
1.Определете целите- така , че да могат да се изпълнят в определеното време
2.Подберете участниците- според целите на събирането.
3.Уредете помощните средства-не забравяйте да разпределите задачите и да осигурите нужната апаратура
4.Подгответе дневния ред-подредете го логически, с имена с определено време за всяка точка
5.Изработете основните правила- като определите стандартните норми на поведение
6.Поканете участниците -като им дайте време да се подготвят.
7.Поддържайте връзка с не участващите за да са в течение
Как да определите целите.
Първата задача е да определите необходимо ли е съвещанието. Организаторът трябва да си отговори на въпроса - дали задачата не може да се реши без да се свиква съвещание.
Всяко съвещание дори всяко събиране трябва да има цел и очакван резултат .
Дневен ред
Какво представлява дневният ред и защо фирмата има нужда от него.
Дневният ред определя целта на съвещанието и реда на неговото протичане. Той се изпраща предварително до участниците. Така те се чувстват ангажирани и предварително се подготвят по въпросите, които ще се разглеждат. Дневният ред пести време и повишава качеството и ефективността на съвещанията .
Как да подготвите дневния ред
1.Определяте целта на съвещанието
2.Определяте кръга от хора, които трябва да вземат участие в съвещанието
3.Провеждате разговор с хората , които смятаме да вземат участие в съвещанието и изяснявате въпросите , които искате да бъдат разгледани. За целта, няколко дни преди съвещанието, изпращате запитване с въпроси до участниците , с краен срок за връщането му.
4.Въз основа на обратната информация определяте продължителността на съвещанието,времето на почивките и изготвяте програма на съвещанието.
ПРОЕКТ НА ДНЕВЕН РЕД
ДАТА: Час на започване: Час на закриване: Почивки:Място за провеждане
ЦЕЛ на съвещанието:
Организатор на съвещанието:
Основни материали:
Председател:
Протоколчик:
Приветстващ съвещанието:
Участници:
Решение
Задължения на Председателя на съвещанието
Преди съвещанието
- Да определи целите
- Да подбере участниците
- Да проведе предварителен разговор с участниците и да потвърдят участието си
- Да подготви дневния ред
- Да разпредели задълженията
- Да формулира основни правила
- Да покани участниците и да разпространи , да раздаде дневния ред и другите материали
- Да направи последен оглед на залата, където ще се проведе съвещанието.Да се увери ,че всички необходими материали и средства за провеждане на съвещанието са налице.
По време на съвещанието
- Да започне точно на време
- Да обяви целите и дневния ред
- Да следва дневния ред
- Да спазва времето
- Да стимулира дискусията
- Умело да се справя с трудни участници
- Да помага за решаване на конфликтите
- Да дава думата на участниците за въпроси
- Да поддържа динамика
- Да обобщава и формулира решение със срокове и отговорници
След съвещанието
- Да организира привеждането на залата в първоначалния й вид.
- Да направи оценка на съвещанието.
- Да оцени работата на председателя.
- Да изпрати копия от протокола
- Да следи изпълнението на взетите решения
- Да започне да планира следващото съвещание
Задължение на участниците
Преди съвещанието
- Да осигури необходимото време за съвещанието в графика си .
- Да потвърди участието си
- Да се запознае с дневния ред и предварително раздадените материали.
- Да се подготви по разглежданите въпроси
- Да знае кога ,къде и от колко часа ще се проведе съвещанието
- Да пристигне навреме
По време на съвещанието
- Да бъде съсредоточен, да не си отвлича вниманието
- Да бъде активен и да задава въпроси
- Да си води бележки
- Да спазва почивките
- Да прегледа протокола
-
След съвещанието
- Да изпълнява взетите решения .
- Да следи изпълнението на решенията